Rechtliches

Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise für Website, Terminanfrage, Kommunikation und Hypnose-Termine bei Hypnose R.

Stand: 26. Juli 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch dieser Website, bei einer Terminanfrage, bei der Kommunikation und im Rahmen einer psychotherapeutischen Behandlung verarbeitet werden.

1. Verantwortliche

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Runa Weiland
Heilpraktikerin, beschränkt auf das Gebiet der Psychotherapie
handelnd unter „Hypnose R“
Alt-Heddernheim 43
60439 Frankfurt am Main

Telefon: +49 1523 3542001
E-Mail: info@hypnose-r.de

2. Begriffe und Umfang der Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Dazu gehören insbesondere Namen, Kontaktdaten, Termindaten, technische Zugriffsdaten und Kommunikationsinhalte.

Angaben über die körperliche oder psychische Gesundheit gehören zu den besonders geschützten personenbezogenen Daten. Bereits die Information, dass eine Person eine psychotherapeutische Behandlung oder einen entsprechenden Termin anfragt, kann Rückschlüsse auf ihre Gesundheit ermöglichen.

Es werden nur solche Daten verarbeitet, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

3. Bereitstellung und Hosting der Website

Die Website wird über Google Firebase bereitgestellt. Dabei werden insbesondere Firebase Hosting und Firebase Functions eingesetzt.

Anbieter für Nutzer innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist grundsätzlich:

Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland

Beim Aufruf der Website können insbesondere folgende technische Daten verarbeitet werden:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seite oder Datei
übertragene Datenmenge
Zugriffs- und HTTP-Status
Browsertyp und Browserversion
Betriebssystem und Gerätetyp
technische Fehler- und Sicherheitsdaten
zuvor besuchte Seite, sofern diese Information vom Browser übermittelt wird

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website bereitzustellen, ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten, technische Fehler zu erkennen und missbräuchliche Zugriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website.

Technische Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den sicheren Betrieb, die Fehleranalyse oder die Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist. Die konkrete Speicherdauer kann zusätzlich von den Einstellungen und technischen Vorgaben der eingesetzten Firebase- und Google-Cloud-Dienste abhängen.

4. Anzeige freier Termine

Auf der Website können freie Termine angezeigt werden.

Für die öffentliche Anzeige werden ausschließlich verfügbare oder nicht verfügbare Zeiträume verarbeitet. Namen, Kontaktdaten, Behandlungsgründe und andere Daten bereits eingetragener Patientinnen und Patienten werden nicht öffentlich angezeigt.

Die Verarbeitung der Verfügbarkeitsdaten erfolgt zur Bereitstellung der Terminreservierung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in einer übersichtlichen und effizienten Terminvergabe.

5. Terminanfrage und Terminreservierung

Wenn du über die Website einen Termin anfragst, werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Name
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
gewünschtes Datum und gewünschte Uhrzeit
Art des angefragten Termins
freiwillige Nachricht
Zeitpunkt der Anfrage
Bearbeitungs- und Bestätigungsstatus

Die Telefonnummer wird benötigt, um Rückfragen zu ermöglichen, kurzfristige Änderungen mitzuteilen oder ein telefonisches Erstgespräch durchzuführen.

Die Daten werden verarbeitet, um die Anfrage entgegenzunehmen, den Termin zu prüfen, Rückfragen zu beantworten, den Termin zu bestätigen, umzubuchen oder abzusagen und einen späteren Behandlungsvertrag vorzubereiten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung gewöhnlicher personenbezogener Daten ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Die Verarbeitung ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen beziehungsweise zur Erfüllung eines Behandlungsvertrags erforderlich.

Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben kann die Terminanfrage nicht bearbeitet werden.

6. Gesundheitsdaten und ausdrückliche Einwilligung

Im Zusammenhang mit einer psychotherapeutischen Terminanfrage oder Behandlung können Gesundheitsdaten verarbeitet werden.

Dazu können insbesondere gehören:

die Information, dass eine psychotherapeutische Behandlung angefragt oder durchgeführt wird
Angaben zum psychischen oder körperlichen Gesundheitszustand
Beschwerden und Symptome
Diagnosen und Verdachtsdiagnosen
Angaben zu früheren oder laufenden Behandlungen
Angaben zu Medikamenten
Behandlungsziele
freiwillige Angaben in Nachrichten oder Gesprächen

Die Verarbeitung gewöhnlicher Vertragsdaten erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten erfolgt auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO.

Die Einwilligung wird vor der Verarbeitung entsprechender Gesundheitsdaten eingeholt. Sie ist freiwillig. Ohne die Verarbeitung der für die Behandlung erforderlichen Gesundheitsdaten kann eine psychotherapeutische Behandlung jedoch nicht begonnen oder fortgeführt werden.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf erfolgt ist, bleibt unberührt.

Ein Widerruf führt nicht zur Löschung von Daten, soweit deren weitere Speicherung aufgrund gesetzlicher Dokumentationspflichten erforderlich ist oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche benötigt werden.

7. Psychotherapeutische Behandlung und Behandlungsakte

Im Rahmen einer Behandlung werden die aus fachlicher und rechtlicher Sicht erforderlichen Angaben verarbeitet und in einer Behandlungsakte dokumentiert.

Dazu können insbesondere gehören:

Anamnese
Beschwerden und Behandlungsanlass
Diagnosen und Befunde
Behandlungsziele
durchgeführte therapeutische Maßnahmen
Verlauf und Ergebnisse der Behandlung
wesentliche Wirkungen und Reaktionen
Aufklärungen und Einwilligungen
relevante Kommunikation
vereinbarte weitere Maßnahmen

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung und Dokumentation des Behandlungsverhältnisses.

Rechtsgrundlagen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO und, hinsichtlich der Gesundheitsdaten, deine ausdrückliche Einwilligung nach Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO.

Soweit eine weitere Aufbewahrung aufgrund gesetzlicher Dokumentationspflichten erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO. Soweit die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe f DSGVO.

Die Behandlungsakte wird grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, wenn eine andere gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies im Einzelfall zur Wahrung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.

8. Terminverwaltung mit Google Calendar

Zur internen Verwaltung bestätigter Termine kann Google Calendar eingesetzt werden.

Dabei werden nur die für die Terminorganisation erforderlichen Daten eingetragen, insbesondere:

Name oder eine eindeutige verkürzte Bezeichnung
Datum und Uhrzeit
Dauer des Termins
Terminart
organisatorischer Status
erforderliche Kontaktdaten

Ausführliche Anamnesen, Diagnosen, Behandlungsverläufe oder andere detaillierte Gesundheitsinformationen werden nicht in Google Calendar gespeichert.

Die Verarbeitung gewöhnlicher Termindaten erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Soweit aus dem Kalendereintrag ein Gesundheitsbezug hervorgeht, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO.

Google Calendar wird von Google Ireland Limited bereitgestellt.

9. Bestätigungs- und Termin-E-Mails über Mailgun

Für den Versand von Terminbestätigungen, Absagen, Umbuchungen und anderen organisatorischen E-Mails wird Mailgun eingesetzt.

Mailgun ist ein Dienst der Sinch-Gruppe. An der technischen Verarbeitung kann insbesondere Mailgun Technologies, Inc. beteiligt sein.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Name
E-Mail-Adresse
Betreff und Inhalt der Nachricht
vereinbarter Termin
Terminart
Versandzeitpunkt
Zustellstatus
Fehler- und Protokolldaten

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Terminanfrage sowie zur Durchführung und Organisation des Behandlungsvertrags.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

Bestätigungs-E-Mails werden auf die organisatorisch erforderlichen Angaben beschränkt. Diagnosen, ausführliche Beschwerden oder andere detaillierte Behandlungsinformationen werden nicht in Terminbestätigungen aufgenommen.

Bei einer gewöhnlichen E-Mail kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass Inhalte während der Übermittlung oder beim E-Mail-Anbieter des Empfängers für Dritte zugänglich werden. Vertrauliche medizinische oder psychotherapeutische Unterlagen sollen deshalb nicht unaufgefordert per gewöhnlicher E-Mail übermittelt werden.

10. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn du per E-Mail oder Telefon Kontakt aufnimmst, werden die von dir übermittelten Kontaktdaten und der Inhalt deiner Anfrage verarbeitet.

Dient die Kontaktaufnahme der Anbahnung oder Durchführung einer Behandlung, ist Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

Bei sonstigen Anfragen ist Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage.

Enthält die Nachricht Gesundheitsdaten, werden diese nur auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung nach Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO verarbeitet.

11. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn dies für den Betrieb der Website, die Terminverwaltung, die Kommunikation, die Durchführung der Behandlung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Als Empfänger oder Auftragsverarbeiter kommen insbesondere in Betracht:

Google Ireland Limited und verbundene Google-Unternehmen für Firebase, Google Cloud und Google Calendar
Mailgun Technologies, Inc. und Unternehmen der Sinch-Gruppe für den E-Mail-Versand
technische Dienstleister, soweit sie im Rahmen von Wartung, Hosting oder Fehlerbehebung eingesetzt werden
Steuerberater, Rechtsberater, Behörden oder Gerichte, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht

Mit Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Vereinbarungen gemäß Artikel 28 DSGVO geschlossen.

Eine Weitergabe zu Werbe- oder Marketingzwecken erfolgt nicht.

12. Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Bei der Nutzung von Google- und Mailgun-Diensten kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Als Grundlage können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission eingesetzt werden.

13. Analyse, Werbung und Profilbildung

Es werden keine eigenen Analyse- oder Marketingdienste wie Google Analytics, Meta Pixel oder vergleichbare Trackingdienste eingesetzt.

Die bei der Terminbuchung und Behandlung erhobenen Daten werden nicht zur Erstellung von Werbeprofilen verwendet.

Eine Weitergabe oder ein Verkauf personenbezogener Daten zu Werbezwecken erfolgt nicht.

14. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Grundsätzlich gelten folgende Fristen:

Nicht bestätigte Terminanfragen und allgemeine Anfragen werden grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht.
Daten eines bestätigten Termins werden gespeichert, solange dies für die Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung des Termins erforderlich ist.
Behandlungsakten werden grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt.
Behandlungsrelevante E-Mails und sonstige behandlungsrelevante Kommunikation können als Bestandteil der Behandlungsdokumentation ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden.
Nicht behandlungsrelevante Kommunikation wird grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht.
Einwilligungsnachweise werden so lange aufbewahrt, wie dies zum Nachweis der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung erforderlich ist.
Daten, die gesetzlichen steuerlichen oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Dauer gespeichert.
Technische Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse nicht mehr erforderlich sind.

Eine Löschung erfolgt nicht, solange Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich sind.

15. Datensicherheit

Es werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Veränderung, unberechtigtem Zugriff und unberechtigter Weitergabe zu schützen.

Die Website wird verschlüsselt über HTTPS übertragen.

Zugriffe auf Termin- und Behandlungsdaten werden auf die Personen beschränkt, die diese Daten für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

16. Deine Rechte

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Auskunft über die zu deiner Person verarbeiteten Daten
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
Löschung deiner Daten
Einschränkung der Verarbeitung
Herausgabe beziehungsweise Übertragung von Daten, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind
Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Unabhängig von den datenschutzrechtlichen Rechten kannst du im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Einsicht in deine Behandlungsakte und eine Abschrift der Akte verlangen.

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich an die unter Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten wenden.

17. Widerspruch gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen

Soweit eine Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO beruht, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Die Verarbeitung wird anschließend beendet, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung bestehen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche dient.

18. Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, beispielsweise per E-Mail an info@hypnose-r.de.

Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Soweit eine psychotherapeutische Behandlung ohne die Verarbeitung der erforderlichen Gesundheitsdaten nicht fachgerecht durchgeführt werden kann, kann die Behandlung nach dem Widerruf nicht fortgesetzt werden.

Gesetzlich vorgeschriebene Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen.

19. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Die für den Sitz der Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Wilhelmstraße 7
65185 Wiesbaden

20. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

Terminanfragen werden nicht allein aufgrund einer automatisierten Auswertung angenommen oder abgelehnt.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die Website, die eingesetzten Dienste, der Ablauf der Terminbuchung oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.